Bliv direktørens højre hånd i en landsdækkende patient- og medlemsorganisation.
Alzheimerforeningen søger en erfaren, struktureret og selvstændig PA/koordinator, der kan understøtte direktøren i hverdagen og sikre professionel betjening af ledelse og bestyrelse i foreningen.
Du får en nøglerolle i at skabe overblik, fremdrift og kvalitet i en travl organisation, hvor mange opgaver skal koordineres, prioriteres og følges til dørs.
Du arbejder tæt sammen med direktøren i det daglige og bliver direktørens højre hånd, men refererer ledelsesmæssigt til Svend Bayer, chef for Administration og Økonomi.
Dine opgaver
Som PA/koordinator får du en central rolle i at skabe struktur, fremdrift og kvalitet omkring direktørens, ledelsens og bestyrelsens arbejde. Du skal sikre et velfungerende sags- og mødeflow, hvor sager forberedes i tide, materialer er beslutningsegnede, og opfølgningen er tydelig.
Dine opgaver vil blandt andet være at:
- understøtte direktøren i hverdagen, herunder kalenderstyring, mødebookning, prioritering af aftaler, forberedelse af interne og eksterne møder samt løbende opfølgning på direktørens opgaver og aftaler
- koordinere sagsproduktionen til ledelse og bestyrelse, herunder sikre overblik over kommende sager, frister, ansvarlige, godkendelsesflow og rettidig udsendelse af dagsordener, beslutningsoplæg og bilag
- betjene ledelses-, bestyrelses- og sekretariatsmøder, herunder mødeindkaldelser, dagsordener, referater, beslutnings- og opfølgningslog samt indholdsmæssig forberedelse af ledermøder, bestyrelsesmøder, sekretariatsmøder og indgå i ”landsmøde-teamet”
- kvalitetssikre sags- og mødeflowet, herunder dagsordener, sagsfremstillinger, beslutningsoplæg, referater, årshjul, skabeloner og arbejdsgange. Du har flair for IT-systemer, kan være superbruger på foreningens bestyrelsesportal og er god til at lære fra dig, så andre trygt kan bruge portalen, skabeloner og de tilhørende arbejdsgange
- sikre god dokumentstruktur, versionsstyring og arkivering af mødemateriale m.m.
- understøtte god foreningsgovernance gennem struktur, dokumentation, rettidig opfølgning på beslutninger og introduktion/onboarding af nye bestyrelsesmedlemmer og nye ledere
Opgaverne vil udvikle sig over tid, og vi forventer, at du aktivt bidrager til løbende at forme funktionen, så den understøtter organisationens behov bedst muligt.
Hvem er du?
Vi forestiller os, at du har solid erfaring fra en lignende rolle, hvor du har arbejdet tæt på en direktør, ledelse, bestyrelse eller politisk udvalg.
Du må gerne kunne nikke genkendende til, at du:
- har solid erfaring med direktør- og ledelsesbetjening eller bestyrelses-/udvalgsbetjening
- kan skabe overblik i en kompleks hverdag med mange opgaver, frister og interessenter
- arbejder struktureret, selvstændigt og følger op, indtil opgaverne er afsluttet
- er god til at prioritere og tilrettelægge dit eget arbejde
- er fleksibel, serviceminded og imødekommende i samarbejdet med direktør, ledelse, bestyrelse, kollegaer og eksterne samarbejdspartnere
- er tilgængelig i løbet af arbejdsdagen og kan reagere hurtigt på prioriterede behov
- skriver klart, præcist og sikkert på dansk
- har erfaring med dagsordener, referater, notater, beslutningsoplæg og sagsfremstillinger
- har god organisatorisk forståelse og blik for, hvordan beslutninger omsættes til ansvar, opfølgning og fremdrift
- har god talforståelse og kan holde overblik over bestyrelsens budget, udgifter og løbende budgetopfølgning
- arbejder diskret, professionelt og med god dømmekraft
- har flair for IT-systemer og er god til at lære fra dig
- kan se, hvor arbejdsgange kan forbedres, forenkles eller systematiseres – og selv drive udvikling og implementering af nye løsninger
Det er en fordel, hvis du har erfaring fra en patientforening, NGO, interesseorganisation, offentlig organisation eller anden organisation med bestyrelse, udvalg og mange interessenter.
Det er også en fordel, hvis du har erfaring med brug af AI-værktøjer til fx strukturering, udkast, referater, notater eller administrative processer.
Hvem er vi?
Alzheimerforeningen er en landsdækkende patient- og medlemsorganisation, der arbejder for at forbedre vilkårene for mennesker med demens og deres pårørende. Vi tilbyder rådgivning, information og støtter forskning i demenssygdomme. Vores medlemskreds omfatter både mennesker med demens, pårørende og fagfolk på demensområdet.
Sammen arbejder vi for, at alle berørt af demens kan leve et godt og indholdsrigt liv. Vi kæmper for bedre behandling, øget forskning og et mere demensvenligt samfund.
Du bliver en del af sekretariatet i København og får en bred kontaktflade til direktøren, ledelsen, bestyrelsen og kollegaer på tværs af organisationen.
Du kan læse mere om Alzheimerforeningen på www.alzheimer.dk.
Hvad tilbyder vi?
Vi tilbyder en central og tillidsfuld stilling i en organisation med høj faglighed, stærkt engagement, korte beslutningsveje og høje ambitioner om at skabe bedre liv med demens.
Vi har gode ansættelsesvilkår, herunder betalt frokostpause, fem ekstra fridage, arbejdsgiverbetalt sundhedsordning og mulighed for balance mellem arbejds- og privatliv. Løn fastsættes efter kompetencer og erfaring og inden for rammerne af en NGO-organisation.
Du ansættes til 37 timer om ugen i Alzheimerforeningens sekretariat i København.
Sådan søger du
Send din ansøgning og dit CV til Svend Bayer på sba@alzheimer.dk
Vi vil gerne have, at du i din ansøgning kort forholder dig til, hvorfor du søger stillingen, og hvordan dine erfaringer med direktørbetjening, bestyrelses-/udvalgsbetjening, sagsfremstilling, mødebetjening og koordinering kan bringes i spil i Alzheimerforeningen.
Vil du vide mere om stillingen, kan du kontakte Svend Bayer, chef for Administration og Økonomi, på sba@alzheimer.dk eller telefon 52 10 04 05.
Vi indkalder løbende til samtaler og ansætter, når vi har fundet den rette kandidat.
